Wir stellen vor: Unser AKA-Portal

Heute stelle ich euch mal ein Projekt des HÄVG Rechenzentrums vor, das in dieser Art in Deutschland bisher einzigartig ist: Das AKA-Portal. Aber zunächst einmal zum Hintergrund.

Damit die Hausärzte Ihre HZV-Patienten richtig abrechnen können, arbeitet das Rechenzentrum mit rund 40 Herstellern von Praxissoftware zusammen. Die bauen zum Beispiel das HZV-Prüfmodul in Ihre Software ein, setzen aber auch viele andere Funktionen um, die in den Verträgen mit den Krankenkassen ausgehandelt werden. Damit das technisch möglich ist, richtig funktioniert und zudem sicher passiert, müssen die Hersteller erst eine Zulassung erwerben. Diese erhalten Sie nur, wenn Sie den HÄVG-Anforderungskatalog in ihrer Praxissoftware umsetzen. 

Der jetzige Anforderungskatalog

Doch bei mehr als 60 verschiedenen Verträgen ist es nicht überraschend, dass in der Software laufend etwas ausgetauscht oder ergänzt werden muss. Meist kommen einige Funktionen dazu oder es ändern sich bestimmte Details, aber auch diese sind natürlich wichtig, damit die digitalen Abrechnungen vertragsgemäß abgewickelt werden können. Deswegen wird jedes Quartal ein neuer Anforderungskatalog an die Hersteller der Praxissoftware herausgegeben, damit diese sehen können, was sie wiederrum in ihrem Produkt abwandeln müssen. 

Dieser Katalog wird heute über die Website zum Download als riesige PDF-Datei bereitgestellt, in der alle Änderungen markiert werden, und über 1.000 weitere Dateien, die ausgelesen, verarbeitet oder in die Software eingebettet werden müssen. Das bedeutet nicht nur viel Arbeitsaufwand für die Hersteller der Praxissoftware beim Implementieren, sondern ebenso viel Zeit und Mühe bei der Erstellung des Katalogs bei den Kolleginnen und Kollegen im HÄVG RZ. Diese bearbeiten nicht nur Leistungsdaten für unterschiedliche Regionen und Verträge, sondern auch Anforderungstexte, die vielen Anlagen und viele weitere für die Hersteller wichtige Daten. Und diese ganzen Informationen kommen derzeit auch aus drei unterschiedlichen Systemen, so dass zunächst die Erstellung des Auslieferungspaketes an sich viele Ressourcen bindet. Bevor der Katalog dann online geht, wird eine Betaversion hergestellt, dann eine erste Version, und darauf folgt die Korrekturschleife. Puh! 

Viel Arbeit, wenig Automation

Im Gegensatz dazu stehen die Hersteller der Praxissoftware vor der Aufgabe, in der riesigen Flut an Daten und Informationen, die der Katalog bereitstellt, die für sie relevanten Abschnitte zu finden. Denn manche interessieren sich eigentlich nur für Entwicklungen in bestimmten Verträgen , können aber in dem sehr statischen PDF nur schwer den gewünschten Hinweis finden. Außerdem ist den SoftwareentwicklerInnen natürlich auch daran gelegen, den Aufwand möglichst gering zu halten, und soviel wie möglich der Automatisierung zu überlassen. Das geht aber auch nur, wenn dafür die Daten im richtigen Format bereitliegen. Die ProduktmanagerInnen in den Unternehmen, die als Schnittstelle zur Entwicklung und Kundendienst fungieren, müssen die Änderungen vor Allem fachlich überblicken und verstehen.

Deswegen wurde der Beschluss gefasst: Erstellungs- und Auslieferungsprozess des Anforderungskatalogs sollen modernisiert und verbessert werden! 
Die Lösung: Ein Webportal mit personalisiertem Zugang! Das hört sich im ersten Moment ganz schön schlicht an, aber dahinter steht eine gewaltige Menge an Entwicklergeist. Andreas und Stephan, die das Projekt leiten, haben mir das Ganze mal ausführlich vorgestellt. 

Leitung Projektteam

Die Ziele und der Aufbau

„Wir möchten die Akzeptanz der Umsetzung des Katalogs bei den Herstellern durch eine einfache Benutzung erhöhen und gleichzeitig bei uns im Hause den Prozess verschlanken. Dadurch haben die KollegInnen mehr Zeit für ihre anderen Aufgaben.“, erläutert Stephan ihre Ziele. Andreas ergänzt: „Das ist natürlich auch nur möglich, wenn wir uns dazu im Vorfeld mit den Bedürfnissen der Praxissoftware-Produzenten auseinandersetzen.“ Also haben sich die beiden mit einigen der VertreterInnen der Softwarehäuser ausgetauscht, bevor sie sich an die Planung des Projekts gesetzt haben. „Für die war besonders wichtig, zukünftig mehr Daten in maschinenlesbarer Form zur Automatisierung und mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten.“ Auf der internen Seite wiederum sollte das Pflegen der Daten in dem System kollaborativ möglich sein sowie Schnittstellen und die flexible Anpassung des Datenmodells ermöglichen. Deswegen hat man sich dazu entschlossen, das neue Webportal am besten mithilfe von drei „Schichten“ aufzubauen: „Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe, angelehnt an ein bewährtes Grundprinzip der EDV.“, erläutert Andreas.

Die Entwicklung

Zur Eingabe wird das webbasierte Requirement-Management-System Dimensions RM von Micro Focus eingeführt, das auf einem separaten Server im Rechenzentrum betrieben wird; genannt der AKA-Editor. Hier können in Zukunft alle Anforderungstexte und Anlagen zentral eingepflegt werden. In den hauseigenen Systemen werden die Daten aus dem AKA-Editor noch weiterverarbeitet und angereichert. So entsteht dann ein fertiges Datenpaket für das Webportal – und zwar vollautomatisch. Damit entfallen viele aufwändige Auslieferungsarbeiten. Auf das Paket kann dann im Webportal zugegriffen werden. 

Das Portal wird von einem Unternehmen in Ehrenfeld entwickelt, Ambient Innovation:, welches nach der SCRUM-Methode arbeitet. „Damit sind wir also in dem Prozess die Product Owner.“, erklärt Andreas. „Für die externe Entwicklung haben wir uns entschieden, weil wir neben dem Tagesgeschäft dafür nicht genug Ressourcen im Haus haben. Und die KollegInnen bei Ambient Innovation sind gerade in dem Bereich der Webtechnologie hoch spezialisiert.“

Geplant ist es, das Portal in ca. acht zweiwöchigen Sprints fertigzustellen. Der Dienst wird dann in der Cloud laufen. „So bleibt das Portal stabil erreichbar und ist gut geschützt.“ Weiteren Schutz bietet auch der Aufbau in den drei Schichten, denn so kann über das Portal gar nicht auf die Originaldateien zugegriffen werden. Zudem bietet der Aufbau für die Zukunft viel mehr Flexibilität, wenn zum Beispiel neue Funktionen umgesetzt werden sollen. 

Das neue Webportal ist sowohl auf die Bedürfnisse des Rechenzentrums, als auch auf die der externen Hersteller zugeschnitten. Die Admins im RZ können personalisierte Zugänge mit unterschiedlichen Zugriffsrechten vergeben, so dass zum Beispiel auch die Krankenkassen direkt im System die Qualität und Richtigkeit der Vertragsdaten überprüfen können. Dadurch entfällt eine Menge E-Mail-Verkehr. 

Was macht das AKA-Portal so besonders?

So weit, so gut. Aber was macht dieses Portal dann so einzigartig in Deutschland? „Wir haben gezielt bestimmte Filterungsmöglichkeiten eingebaut. Dadurch wird das Durcharbeiten des Katalogs um ein Vielfaches erleichtert.“, erzählt Stephan. Als Hersteller hat man so die Option, sich lediglich Vertragsänderungen in einem Vertrag anzeigen zu lassen. Das lästige und zeitintensive Suchen entfällt so. „Außerdem kann man sich auch einfach nur die Änderungen auf den Bildschirm holen.“ Diese sind wie im vorherigen Katalog farbig markiert. Doch das übernimmt nun das System und erleichtert so die Arbeit des Fachbereichs. Die Softwareherstellern können selber auswählen, welche veröffentlichten Kataloge sie miteinander vergleichen. Sind zum Beispiel nach dem letzten großen Release weitere Korrekturen hochgeladen worden, muss sich der Hersteller nicht mehr durch alle Kataloge arbeiten, sondern sieht nach zwei Klicks, was sich zwischen den Versionen geändert hat. Ganz schön pfiffig, was? 

Ein weiterer Clou: Auch das Download-Paket kann man sich individuell zusammenstellen. „Welche Artefakte sind für mich relevant? Einfach auswählen und so nur die wirklich relevanten Infos erhalten. Das System schickt dann einfach einen Download-Link an die registrierte E-Mail-Adresse. Auf Basis dieser asynchronen Datenverarbeitung kann das Paket so im Backend auf hoch performanten Servern zusammengestellt werden, ohne dass man als Anwender lange vor dem Bildschirm sitzen und warten muss.“, erklärt mir Andreas. 

Eine erste Fan-Tasse gibt es schon.

Die nächsten Schritte

Im April geht das Projekt in die Pilotphase. Wenn alles gut läuft, wird der Katalog dann ab Juli für alle Hersteller im Portal bereitgestellt. Da natürlich auf deren Seite dann auch erst technische Investitionen anstehen und man sich mit dem neuen System noch vertraut machen muss, gibt’s dann eine längere Phase, in der man Zugriff auf die Anforderungskataloge in beiden Versionen hat. In der Zeit bietet das Team vom Rechenzentrum den Herstellern auch Einführungen in das Portal mithilfe von Webinaren an. Auch mit dem internen Team werden im Vorfeld Acceptance-Tests und Schulungen auf dem AKA-Editor durchgeführt, damit alle in der Bedienung fit sind, wenn es dann richtig losgeht. Zu Beginn nächsten Jahres soll es aber endgültig heißen: Bye, bye, PDF, and welcome AKA-PORTAL!

Wartungsintervall am Mittwoch, 12.02.2020 und 19.02.2020, ab 18:00 Uhr Anforderungskatalog selektivvertragliche Verwaltungssysteme für das 2. Quartal 2020
Über den Autor
Hannah Buchheister

Hannah Buchheister

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