Wir stellen vor: Unser Vertragsdatenmanagement

18. April 2019

Was treibt man eigentlich in einem Rechenzentrum? Und dazu noch in einem, das im Gesundheitswesen unterwegs ist? Ich bin da wahrscheinlich nicht die Einzige, die sich im ersten Augenblick nicht vorstellen kann, woran man im HÄVG Rechenzentrum so arbeitet und was im Alltag da auf einen zukommen kann. Deswegen haben wir uns überlegt, dass es doch eine tolle Gelegenheit für mich wäre, das Rechenzentrum besser kennen zu lernen, und gleichzeitig die Abteilungen des Unternehmen vorzustellen, um auch euch einen Einblick hinter die Kulissen zu geben.

Den Anfang macht eine Abteilung, die für manchen schon in Namen einen Zungenbrecher birgt: Das Vertragsdatenmanagement. Als ich die Türen zum VDM öffne, bin ich zunächst überrascht, wie einladend und hell das Büro aussieht. Es ist zwar ein Großraumbüro, aber hier sitzt nicht jeder Schreibtisch an Schreibtisch, sondern es gibt große gläserne Kästen, die sich immer zwei Kollegen teilen. „So hat man seine Ruhe, aber man kann auch schnell Fragen im Team klären.“, erklärt Gültaze, die mich heute unter ihre Fittiche genommen hat. Überhaupt sei die Abstimmung mit dem Team und Kommunikation ganz wichtig im VDM. Da gibt es nicht nur jede Woche ein Meeting, sondern auch einmal im Monat ein gemeinsames Frühstück und persönliche Gespräche mit der Abteilungsleiterin. Das stärkt die offene, transparente Zusammenarbeit, ohne die im VDM nichts läuft, und schafft auch Raum für neue Ideen.

Eine lebendige Meetingkultur ist dem Team sehr wichtig.

16.000 beteiligte Ärztinnen und Ärzte

Denn aktuell gibt es hier 13 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die alle Daten und Verträge im Bereich der Hausarztzentrierten Versorgung bearbeiten, anlegen und pflegen. Und das sind eine Menge Daten! Es gibt ca. 40 Verträge mit den Krankenkassen bundesweit, an denen 16.000 Ärzte und Ärztinnen teilnehmen, deren Daten gesichert und aktuell gehalten werden müssen. Und die wiederum haben an die 5 Millionen Patienten, für die Leistungen abgerechnet werden können. Pro Woche gibt es an die 300 Änderungen bei den Stammdaten der Vertragspartner im System, von der Adressänderung bis hin zum Vertragsabschluss. Wenn also eine Praxis sich entschließt, an der HzV teilzunehmen, landet sie zuerst hier beim VDM, wo alle Voraussetzungen zur Teilnahme an dem Vertrag geprüft werden, in Absprache mit den Krankenkassen. Sobald die Praxis ihre Bestätigung hat, kann sie Patienten in das Programm einschreiben, und die Abrechnungen laufen dann über das VDM.

Das Quartalsgeschäft

Die Praxen schicken immer einmal zu einem Stichtag im Quartal alle Leistungen an‘s Rechenzentrum, die sie im Rahmen der HZV mit den Krankenkassen abrechnen wollen. Das geht entweder per Daten-CD (allein im Quartal 01/19 waren das 1223 CDs von 439 Ärzten!) oder kann digital mit dem HZV Online Key übermittelt werden, der die Sicherheit durch eine geprüfte Zertifikatsdatei gewährleistet, so ähnlich wie man es beim Steuerprogramm Elster kennt. „Ich empfehle den Praxen immer, den USB-Stick mit dem Key dauerhaft stecken zu lassen.“, meint Julian, der sich vor allem um diesen Bereich kümmert. Denn läge der Stick erstmal drei Monate vergessen in einer Schublade, passiere es schnell, dass er bei nächsten Mal im Abrechnungszeitraum plötzlich kaputt ist. „Erstellung, Austausch und Versand sind natürlich kostenlos, aber manchmal dauert es 5 Tage bis der neue Key in der Praxis ankommt, und dann wird es schon einmal stressig für alle Beteiligten.“

Der HZV Online Key

Allerdings ist die digitale Übertragung der Daten dem VDM generell lieber. Das spart Zeit, Ressourcen und beugt Fehlerquellen vor: „Wir haben auch schon einmal die falschen CDs bekommen. Da waren dann Musik oder private Fotos drauf.“ Gültaze grinst: „Die schickt man dann natürlich mit der Bitte um schnellen Austausch direkt wieder zurück.“ Aber im Moment gibt es immer noch ein Team namens „Druck und Scan“, das sich darum kümmert, dass jegliche Post digitalisiert wird, und dass jedes Quartal die Abrechnungsnachweise, Einschreibungsbelege und Infobriefe an die Ärzte versendet werden. Sie bilden die Infrastruktur, ohne die anderen Teams nicht arbeiten könnten.

Die Teams im VDM

Diese sind nach Regionen aufgeteilt, einfach um die Fülle der Informationen zu den einzelnen Verträgen zu kanalisieren: Es gibt Team Baden-Württemberg, Team Bayern und Nordrhein und Team Bundesweit. Gültaze gehört zum Letzteren. Sie sitzt an einem großen Schreibtisch mit zwei breiten Bildschirmen. Und die braucht sie auch, denn sie arbeitet parallel mit vier verschiedenen Systemen, über die sie alles koordiniert. „Wird die Arbeit mit Daten eigentlich nicht schnell langweilig?“, frage ich sie und denke an den Trinkvogel, den Homer Simpson dazu benutzt hat, seinen PC zu bedienen, während er in Wirklichkeit geschlafen hat. „Ganz so einfach ist das Ganze dann doch nicht.“, lacht Gültaze. „Es ist keine Roboterarbeit, die wir hier machen. Man muss schon viel mitdenken und es gibt immer neue Entwicklungen, da muss man auf dem Laufenden bleiben. Es gibt so viele Prozesse, die beachtet werden müssen, und auch je nach Vertrag ganz anders aussehen. Da ist schon viel Hintergrundwissen nötig.“

Die Kollegen stehen schnell mit Rat und Tat zur Seite.

Schon deshalb wird man bei der Einarbeitung nicht allein gelassen. Wenn man beim VDM anfängt, bekommt man nämlich seinen eigenen Mentor im Team, der einen unterstützt. Gültaze hat selbst das letzte halbe Jahr eine neue Kollegin eingearbeitet: „Dafür haben wir auch extra einen Einarbeitungsplan erstellt. Da geht es nicht um Kontrolle, sondern darum, dass der neue Kollege oder die Kollegin sich sicher fühlt, und weiß, was sie oder ihn erwartet. Es ist alles erlernbar, da zählt allein der Wille. Aber ein bisschen Affinität zur Büroarbeit am PC sollte man natürlich mitbringen.“

Wie sie denn das Arbeitsklima empfindet, möchte ich noch von Gültaze wissen. „Man unterstützt sich gegenseitig im Team. Und vom Unternehmen bekommen wir auch Freiheiten und Zusatzleistungen, wie frisches Obst oder die Möglichkeit einen Hund mitzubringen.“ Sie fühlt sich sichtlich wohl auf ihrer Arbeit. Es ist also viel zu tun im Vertragsdatenmanagement, aber es gibt immer ein offenes Ohr für Fragen oder Probleme. Und für die stressigen Momente gibt es dann ja immer noch die Notfall-Schoki, die neben dem Osterkörbchen für alle bereit steht.

Helle und offene Büroräume (und Naschzeug griffbereit).
Beta-Anforderungskatalog für das 3. Quartal 2019 Wartungsarbeiten Wartungsintervall am Mittwoch, 24.04.2019, ab 18:00 Uhr
Über den Autor
Hannah Buchheister

Hannah Buchheister

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