Corona und all seine Auswirkungen haben natürlich auch das HÄVG Rechenzentrum erfasst. Einfach so von heute auf morgen ins Homeoffice war nicht ohne Weiteres möglich, denn dafür sind die Daten, mit denen wir arbeiten, zu sensibel.

Im Interview mit dem Geschäftsführer Thomas Hartung haben wir einmal für das HÄVG-RZ-Blog nachfragt.

HÄVG-RZ-Blog: Wie habt ihr auf die Ankündigungen der Bundesregierung reagiert?

Thomas Hartung: Anfangs wie jeder andere wohl auch. Jeden Abend Nachrichten und Sondersendungen schauen. Zuhören, verstehen und versuchen die eigene Situation zu reflektieren. Da war einfach niemand vernünftig drauf vorbereitet.

Wir haben dann ein Team etabliert, quasi den Corona-Notfallstab. Das Team hat dann koordiniert und versucht, den roten Faden zu halten. Ziel war es ganz klar: Alle gehen ins Homeoffice. Welche Regeln und Prozesse müssen wir dafür außer Kraft setzen bzw. abändern und was sind die Folgen? Wo brauchen wir Ausnahmen von der Ausnahme, d.h. welche Tätigkeiten sind zwingend vor Ort durchzuführen, beispielsweise der Posteingang.

Wie konnte das Arbeiten von Zuhause ermöglicht werden?

Wo es möglich war, hatten wir mobiles Arbeiten bereits vor Corona eingeführt. Technisch und organisatorisch haben wir also nicht bei null angefangen. Trotzdem waren die ersten Wochen Lockdown eine teilweise schmerzhaft steile Lernkurve. Viele Mitarbeiter waren bereits mit Laptops ausgestattet. Manche haben sich schlicht ihren Desktop-PC unter den Arm geklemmt.

Welche Herausforderungen hat das mit sich gebracht?

Operativ hat uns am meisten der Kundenservice bzw. die Telefonie Probleme bereitet. Die Ad-hoc-Umstellung auf Software-Telefone hat nicht gut funktioniert. In den ersten Tagen zum Teil sogar überhaupt nicht. Da mussten die Mitarbeiter und teilweise unsere Kunden viel Leidensfähigkeit aufbringen. Ansonsten waren es eher die typischen Probleme der Internetbandbreite, die aber ganz Deutschland mit uns geteilt hat.

Wie seid ihr mit den besonderen Herausforderungen bezüglich Gesundheitsdaten umgegangen, wenn die Kolleg/innen im Homeoffice waren/sind?

Gezwungenermaßen pragmatisch. Die Corona-Verordnung war ja eindeutig, dass der Schutz der Gesundheit vorgeht. Wir haben allerdings keine Abstriche bei der Datensicherheit gemacht. Was wir in der Zeit nicht mehr durchgängig sicherstellen konnten, ist der geschützte Raum, in dem wir üblicherweise die Daten verarbeiten. In der Firma sitzen beispielsweise die Mitarbeiter des Kundenservice in einem abgeschotteten Bereich. So verhindern wir, dass Unbefugte den Bildschirm der Mitarbeiter einsehen können. Das ist im Homeoffice nicht zu 100% zu verhindern. Obgleich das eher ein theoretisches Problem ist.

Wie habt ihr den Kontakt zu Mitarbeitenden aufrecht erhalten?

Zunächst haben wir alle Regeltermine auf Videokonferenz umgestellt. Dazu haben wir drei Mal pro Woche einen Videokonferenz mit allen Teams und Abteilungen angesetzt, um den Informationsfluss zu ermöglichen. Als der erste Schock verdaut war, haben wir dann auch Formate gesucht, die auch dem Zwischenmenschlichen gerecht werden.

Ihr arbeitet im Gesundheitswesen: Konnte man Auswirkungen von Corona-Testungen nachvollziehen? Welche Anforderung kamen auf den Kundenservice zu?

Kaum. Wir kümmern uns ja um die Abrechnung von hausärztlichen Leistungen. Mit den Tests haben wir nichts zu tun. Wir konnten aber sehr wohl sehen, dass jede neue Information, jede Idee, jede Pressemeldung automatisch auch zu Rückfragen der Praxen geführt hat. Gibt es den Rettungsschirm für Ärzte auch in der HZV? Wie rechne ich eine Videosprechstunde ab und so weiter.

Worauf seid ihr besonders stolz, was hat besonders gut geklappt?

Das kann ich kurz machen: Trotz Corona, trotz Lockdown, trotz Homeoffice, trotz Kinderbetreuungschaos haben wir es mit viel Einsatz geschafft, dass unsere Ärzte pünktlich ihr Honorar erhalten haben.

Gibt es etwas, was ihr anders machen würdet?

Hinterher ist man immer schlauer. Natürlich hätten wir rückblickend den einen oder anderen Prozessschritt früher digitalisieren sollen. Aber bisher sind wir sehr gut durch die Corona-Krise gekommen.

Hat diese Zeit etwas in der Arbeitsweise in eurem Haus geändert?

Nicht grundlegend geändert. Aber es hat Dinge beschleunigt. Wir hatten bereits vor drei Jahren unter dem Arbeitstitel “Future Work” angefangen, uns über unsere zukünftige Arbeitsweise Gedanken zu machen. Die Krise hat gezeigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind.

Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es jetzt in eurem Haus?

Die Sicherheitsmaßnahmen im herkömmlichen Sinne bestehen nach wie vor. Natürlich ist das jeweils gültige Hygienekonzept dazugekommen. Auch bei uns gibt es jetzt am Empfang die typischen Plexiglasscheiben und überall Schilder, wie man sich zu verhalten hat. Wir investieren aber gerade massiv in unsere Netzwerkinfrastruktur, um zeitnah auf die nun notwendige Flexibilität reagieren zu können.

Hat sich der Teamgeist bei euch durch diese Erfahrung verändert?

Eine so schwere Zeit gemeinsam zu meistern stärkt mit Sicherheit den Teamgeist. Ich höre aber auch regelmäßig Worte wie Demut und Dankbarkeit. Wir haben bewiesen, dass wir als Gemeinschaft super funktionieren. Dem Unternehmen geht es weiterhin gut und wir machen uns keine Sorgen über Kurzarbeit oder wegbrechende Umsätze.

Vielen Dank für das Interview!